上海自考00511档案管理学知识点押题资料

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　　知识点1 绪论

　　1、什么是档案管理学?

　　~是研究档案管理工作基本原理、原则、技术、方法的学科。

　　2、学习档案管理学的重要性。

　　就秘书工作者业务知识结构而言，档案管理知识是不可缺少的组成部分。

　　首先，从机构人员编制的发展趋势来看，秘书人员和档案管理人员的工作职能将逐渐趋于一体。

　　其次，从信息技术发展的前景来看，秘书工作与档案管理工作的流程将难以分开，秘书工作职能将扩大到档案管理的范畴。

　　最后，从保证档案的质量与档案工作现代化建设的角度来说，秘书人员档案意识的具备与否也是至关重要的，而其档案意识的高低主要取决于所掌握的档案学知识多少。

　　3、档案管理学的学习方法：

　　1、历史研究法

　　2、调查研究法

　　3、比较研究法

　　4、案例研究法

　　5、理论研究法

　　4、档案管理学的学科特点：

　　1、理论性与应用性的统一

　　2、综合性与专业性的统一

　　3、社会性与服务性的统一

　　二、档案概论起源和沿革

　　(一)起源(主要有以下4种观点)

　　1、国家——文字——档案

　　2、文字——国家——档案

　　3、文字——档案——国家——有条理的档案

　　4、结绳、刻契——档案——文字——国家——有条理的档案

　　(二)沿革

　　1、载体沿革

　　甲骨档案

　　金石档案

　　简牍档案

　　缣帛档案

　　纸质档案

　　声像档案

　　电子档案

　　2、名称的沿革

　　A、商：册;周：中;秦汉：典籍;魏晋以后：文书、文案;唐、宋以来：文卷、案卷、案牍;

　　B、“档案”一词，一般认为初见于清代。

　　3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。

　　复数archives[`a:kaivz],n.公文保管处、档案处、公文。

　　三、档案的定义

　　档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。

　　简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。

　　除了书上的表述，还可以有如下表述：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

　　为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。

　　《中华人民共和国档案法》(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正)所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　档案定义的涵义

　　一、档案来源

　　从形成者看来源：A、机构B、组织C、个人

　　二、档案形成

　　档案是由文书转化而来的。转化条件有三：

　　(一)办理完毕的文件才能成为档案文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

　　(二)具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案文件是档案的基础，档案是文件的精华。

　　(三)按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案

　　文件是档案的因素，档案是文件的组合。

　　三、档案的形式：

　　从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。

　　表达方式基本三种：文字、图像、声音;

　　记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。

　　从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。

　　从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。

　　四、档案内容：反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是：1、十分丰富，无所不包2、原始性

　　档案与相关事物的关系

　　一、档案与图书

　　二、档案与情报

　　三、档案与文物

　　四、档案和文献

　　五、档案与资料

　　档案的作用

　　一、档案的基本作用

　　郭沫若《题赠档案馆》

　　前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。

　　国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。

　　概括为：凭证作用参考作用

　　二、档案的主要作用

　　1、机关工作的查考凭据

　　2、生产建设的参考依据

　　3、政治斗争的必要工具

　　4、科学研究的可靠资料

　　5、宣传教育的生动素材

　　6、档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。

　　三、档案发挥作用的规律性

　　1、档案对机关的作用和社会作用的双重性

　　2、档案机密性的递减律

　　3、档案科学文化作用的递增律

　　4、实现档案价值的条件

　　A、受社会发展水平的限制

　　B、受公众对档案认识水平的限制

　　C、受档案管理水平的限制

　　四、国家档案全宗

　　国家档案全宗是指国家所有的全部档案的总和。

　　按时期结合性质，它可以分类如下：

　　先以1949年10月1日为界，分为建国前档案和建国后档案，建国前档案按政治性质分为革命政权档案和旧政权档案。革命政权档案，又称为“革命历史档案”，是指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主主义革命的档案，旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案。

　　知识点2 档案实体管理内容与性质

　　1、档案实体管理的内容

　　针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。

　　2、档案实体管理工作内容

　　(1)、六环节之说：

　　收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。

　　(2)、八环节之说：档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。

　　3、档案实体管理工作的性质

　　(1)、档案实体管理工作是一项管理性的工作

　　A、档案实体管理工作是专门负责管理档案的一项业务工作

　　B、是某种管理工作的组成部分

　　C、是专门管理档案的科学性工作

　　(2)、是一项服务性的工作

　　(3)、是一项政治性的工作

　　除此之外，还有"条件性"等提法

　　二、档案实体管理工作基本原则

　　一、统一领导、分级管理

　　二、维护档案的完整与安全

　　三、便于社会各方面对档案的利用----根本目的。

　　我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一关系。

　　A、统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案安全与完整和全社会各方面的利用;

　　B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。

　　三、档案室

　　(一)、机关档案实体管理工作

　　1、性质(历来有不同提法)

　　(1)第一个提法：机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构，机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。

　　(2)另一种的提法：机关档案实体管理工作是一项机要工作或专门工作。

　　2、基本任务

　　(1)对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。

　　(2)集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。

　　(3)在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。

　　(4)按规定向档案馆移交应该进馆的档案。

　　(5)办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

　　3、档案室的类型

　　(1)机关档案室普通档案室文书档案室

　　(2)科技档案室

　　(3)音像档案室

　　(4)人事档案室

　　(5)综合档案室

　　(6)联合档案室联合档案室档案服务中心

　　四、文件中心

　　(一)档案馆的性质

　　根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。

　　档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。档案馆又具有机要性。

　　(二)档案馆的基本职责和具体任务

　　档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。

　　档案馆的具体任务，主要有三个方面：

　　1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理;

　　2、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作;

　　3、参与编修史志工作。

　　(三)档案馆的种类

　　1、按地区可分为：

　　A、中央级档案馆，如：中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等;

　　B、地方档案馆，又有省(自治区、直辖市)、地区(市、自治州)、县级档案馆，如：北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。

　　2、按专业可分为：

　　A、综合性档案馆，如中央档案馆、四川省档案馆等。

　　B、专业档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。

　　3、按地区结合专业可分为：中央级综合档案馆(如：中央档案馆)、中央级专业档案(如：中国照片档案馆)、地方综合性档案馆(如：天津市档案馆)、地方专业性档案馆(如：包头市城市建设档案馆)。

　　档案行政事业管理部门

　　五、档案行政管理机构

　　1、性质

　　是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。

　　2、基本任务

　　A、制定方针、法规性文件、规章制度。

　　B、对档案工作进行指导、监督和检查。

　　C、制定发展规划，筹建档案馆。

　　D、提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。

　　E、组织并指导理论和技术研究，提出方案。

　　F、召开会议，研究问题，交流经验。

　　G、发展档案专业教育，评定职称。

　　H、组织档案的利用工作

　　I、党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。

　　3、档案机构之间的关系

　　各级档案机构之间的关系是：

　　上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系;

　　档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系;

　　机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系;各级档案馆(室)之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。

　　知识点3 鉴定工作的内容和制度

　　一、内容

　　1、制定标准

　　2、确定期限

　　3、找出无保存价值的档案，销毁。

　　二、制度：

　　(一)确定统一的档案鉴定原则和标准

　　(二)确定鉴定工作的组织领导

　　鉴定工作分阶段进行：

　　1、机关文件归档时特别剔除一部分没有保存价值的文件，剔除的文件主要参照国家档案局于2006年12月18日公布并施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》来执行。不归档的范围主要有：

　　(1)上级机关的文件：上级机关任免和奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅，不办理的文件材料;上级机关发来供工作参考的抄件，征求意见来定稿的文件。

　　(2)本机关的文件材料：重份文件、无查考利用价值的事务性和临时性文件;未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未效的文件、电报、草稿;一般性文件的历次修改稿;铅印文件的各次校对稿(定稿除外);从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料，无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问、一般问题、提出一般性建议或意见的人民来信;机关内部互相抄送的文件材料;不应履行公文的行文、介绍信等。本机关负责人兼任外机关职务时形成的和本机关无关的文件材料。

　　(3)同级机关和非隶属机关的文件材料：参加非主管机关召开的会议、不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料，非隶属机关抄送的，不需要办理的文件材料。

　　(4)下级机关的文件材料：下级机关送来参阅的简报、情况反映，不应抄送或不必备案的文件材料;越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料;下级机关抄报、备案的一般性文件材料。

　　2、对归档文件确立保管期限。

　　应当根据2006年的期限表进行，对专门单位(地质部、煤炭部、石油部等)就制定专门档案保管期限表，或者结合本机关的实际情况，编制本机关或本系统的档案保管期限表，此表要经过本机关领导审批后执行，并报同级档案行政管理部门备案。

　　3、保管期满的档案应当剔除销毁。

　　(三)档案的销毁

　　机关销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并且在销毁清册上签字，情况特殊的专门档案，另有销毁规定的按照有关规定执行

　　(四)制定档案保管期限表，实行审批制度

　　档案鉴定的方法

　　一、决定档案保存价值的因素

　　1、档案自身的特点和状况

　　2、社会利用需求

　　国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求，影响着档案的保存价值。二、鉴定档案价值的基本观点

　　(一)全面的观点

　　(二)历史的观点

　　(三)发展的观点

　　三、分析档案价值的具体方法

　　总方法：档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点，以分析档案内容为中心，结合考虑档案的作者，形成时间，名称，完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。研究过去档案的被利用情况，全面地估计和预测对档案的利用需求，正确判定档案的保存价值。

　　具体方法：直接鉴定法——要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，去全面考查它的价值。

　　四、鉴定档案价值的标准(也有的书上称为“方法”)

　　1、来源标准

　　档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能要影响甚至决定档案的价值。

　　2、内容标准

　　档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析可着眼于以下四个方面：

　　A、档案内容的重要性;

　　B、档案内容的独特性;

　　C、档案内容的时效性;

　　D、除上之外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确地把握档案的价值。

　　3、形式特征标准

　　档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下，这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。4、相对价值标准

　　在一定的情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗内档案的完整程度。

　　在根据上述标准分析档案价值的时候，要始终坚持辩证的思维方法，切忌机械、片面地强调某一方面，忽略其他。

　　五、方法论问题

　　1、研究利用规律，预测未来利用需要

　　2、研究档案保存的效益

　　3、重要性与保管期限长短的关系

　　4、弹性原则

　　保存从宽，销毁从严;孤本从宽，复本从严;本机关从宽，外机关从严;两可之间的，就高不就低;暂缓销毁历史档案从宽，现行档案从严;

　　解放前档案从宽，解放后档案从严;首脑机关从宽，一般机关从严;上机机关从宽，下级机关从严;撤销机关从宽，现行机关从严;

　　六、在鉴定工作中需要注意的问题

　　(一)应当以全国统一规定的鉴定原则和标准作为依据，不能够自行其事。

　　(二)应当考虑各方面的作用。这里主要指出应当考虑凭证作用和参考作用，正面作用和反面作用，内容上的作用和形式上的作用。

　　(三)对重要的设备的档案和基建档案应当由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件，原件移交到档案馆保存。

　　(四)宽严问题："宽"：指鉴定的标准放宽，多保存一些;"严"指标准严格一些，少保存一些。

　　档案保管期限表

　　一、作用

　　(一)能够统一鉴定认识，避免人为的局限性和片面性，使鉴定有章可循。(表虽是主观制度，但较接近于客观)

　　(二)能够保证鉴定工作质量。(表是通过长期实践总结出来的)

　　(三)能够提高鉴定工作的效率，加快档案鉴定速度。(根据表把档案对号入座，较为方便，速度又较快)

　　(四)可以防止任意销毁档案文件，维护档案的完整与安全。(有保管价值的文件一般都归入了保管期限表)

　　(五)立卷时可以据此考虑文件的价值，把具有相同价值、联系密切的文件材料组合在一起，不同价值的文件材料分开组卷，保证案卷质量，为日后进馆复查打下了基础。

　　二、类型

　　1、通用档案保管期限表

　　2、专门档案保管期限表

　　3、同系统机关档案保管期限表

　　4、同类型机关档案保管期限表

　　5、机关档案保管期限表

　　三、保管期限

　　专门档案的保管期限

　　1、人民法院的诉讼档案分为永久、长期(60年)、短期(30年)，刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五(证物有些是档案，有些则不是);案件的结案时间是终审判决结案后的第二年算起;档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取了一份，按年度审判级别整理立卷、永久保管。

　　2、书稿档案其保管期限与文书档案一致。

　　3、会计档案其保管期限分为两种：

　　定期(三年、五年、十年、十五年、二十五年)、永久

　　其保管时间是从会计年度终了后的第一天算起，会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。

　　三、保管期限的划分原则

　　(一)总规定：确定档案的保存价值要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关(泛指)工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。

　　(二)具体的原则

　　1、凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管。

　　2、长期：主要是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料列为长期保管，主要由三部分构成：

　　(1)本机关一般工作问题的文件材料;一般会议的主要文件材料;人事管理工作形成的一般文件材料。

　　(2)直属上级颁发的、属于本机关主管业务、并且需要贯彻执行的一般文件材料。

　　(3)下级机关报送的重要总结报告和统计报表等文件材料。

　　3、凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料到为短期保管

　　(1)本机关一般事务性的文件材料

　　(2)上级和同级机关颁发的非本机关主管业务，但要贯彻执行文件材料。

　　(3)下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

　　四、应当注意的问题

　　(一)要以保存本机关形成的文件材料为重点，永久和长期卷中上、下级文件也应有一定比重，全面估计和预测对档案的需要，不能硬性划分上、本、下级文件几种保管期限的百分比。(实际工作中的有的作法是极形式主义的，不可取，不合理。)

　　(二)正确处理完整与精炼的关系：在完整的基础上求精炼，不必过于强调少而精。

　　(三)对档案的鉴定要相对稳定，不宜反复进行。即文件鉴定之后，不到期则不再次鉴定。

　　(四)保管期限不宜划分很精确的年度。

　　档案鉴定工作制度和组织

　　一、档案室工作制度和组织成立鉴定小组

　　二、档案馆工作制度和组织成立鉴定委员会

　　三、销毁档案的批准和监销制度

　　机关领导批准

　　主管领导机关批准

　　销毁1949年前的档案，须报国家档案局。

　　两人以上监销

　　四、销毁

　　1、编制销毁清册二、三份

　　2、立档单位和全宗简要说明

　　3、销毁方法“火烧”或“打成纸浆

　　知识点4 收集工作概述

　　一、收集工作的内容和意义

　　(一)内容

　　1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。

　　2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。

　　3、对历史档案的接收和征集工作。

　　(二)意义

　　1、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。

　　2、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。

　　3、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。

　　4、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。

　　二、应该注意的问题

　　1、丰富馆(室)藏，

　　2、收集工作必须抓住重点：

　　3、推行入馆档案的标准化

　　4、保持全宗和全宗群的不可分散性

　　5、要注意处理局部与整体、当前和长远的关系

　　归档制度

　　1、归档制度具体有：

　　(1)机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案

　　(2)和机关业务工作有关的资料

　　(3)代管同本机关有关的撤销机关以及合并机关的全部档案。在实际工作中，归档范围是较灵活的，注意有文必档和太精炼、归档不够这两个极端倾向。

　　2、归档时间：第二年六月份以前。也可灵活处理。

　　3、归档范围：《机关文件材料归档与不归档的范围》这一文件中有详细规定。

　　4、归档案卷的质量要求：归档案卷的质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　档案馆收集工作

　　一、档案馆收集档案的范围和期限

　　1、范围

　　(1)本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。

　　(2)属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案

　　(3)属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案

　　(4)档案馆之间交接档案

　　2、保管期限

　　(1)省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的档案(永久保存的)

　　(2)省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案(长期和永久保存的)

　　二、现行机关和撤销机关档案的接收

　　(一)现行机关档案的接收

　　(二)撤销机关档案的接收

　　三、各级国家档案馆收集档案范围的规定

　　历史档案的接受和征集

　　习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案。

　　1、收集历史档案是保护我们伟大祖国历史文化遗产，维护党和国家历史面貌的重要措施。

　　2、收集历史档案是党和国家当前与长远利用的需要。

　　3、收集历史档案带有抢救历史文化遗产的性质。

　　档案征集的途径有：

　　1、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料

　　2、向兄弟档案馆征集

　　3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集

　　4、向古旧书店、废品收购部门征集

　　5、向寺庙、古迹保管部门征集

　　6、向个人征集

　　知识点5 整理工作

　　一、整理工作的意义

　　二、整理的内容和步骤

　　(一)内容包括：

　　区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订(或“装盒”)、排列案卷目录的编制。

　　(二)步骤可分为：

　　1、了解情况，拟订方案

　　2、区分全宗和分类

　　3、细分和组卷、草拟案卷标题

　　4、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。

　　5、全面审查修改标题。

　　6、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。

　　三、整理工作的原则

　　(一)充分利用原有基础

　　(二)保持文件之间的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。

　　四、便于保管和利用

　　全宗和立档单位的划分

　　一、全宗概念及含义

　　(一)全宗定义

　　全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

　　全宗解放初称为“芬特”。1955年改为“全宗”。

　　(二)全宗的含义：

　　全宗是一个有机整体;全宗是在一定历史活动中形成的;全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

　　二、为什么要按全宗整理档案?

　　三、立档单位及其构成条件

　　立档单位也称为“全宗构成者”。它的构成条件是：

　　A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文;

　　B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;

　　C、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。

　　四、立档单位的变化和全宗划分。

　　(一)政权的变化和立档单位的划分

　　(二)生产关系的改变和全宗的划分

　　(三)基本职能方面考虑

　　五、人物全宗：人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。注意两点：

　　1、不得收入官方档案原件;2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。

　　六、全宗的补充形式(一)联合全宗(二)全宗汇集

　　联合全宗和全宗汇集的区别：1、它们的构成不同;2、它们的性质不同

　　七、判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者――立档单位。

　　要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。

　　1、对内部文件和发文，“档案的形成者”就是“文件的作者”。

　　2、对收文，“档案的形成者”是“文件的实际收受者”。

　　八、全宗群：全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。

　　如：**地区政法系统全宗群解放战争时期党政机关全宗群

　　全宗内档案的分类

　　二、分类的要求有

　　1、分类方法要从档案的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系。

　　2、分类应当具体科学性、思想性、统一性、排斥性、伸缩性

　　三、分类的一般方法有

　　1、时间分类法：A、年度分类法B、时期分类法

　　2、来源分类：A、组织机构分类法B、作者分类法C、通讯者分类法

　　3、内容分类法：A、问题分类法B、实物分类法C、地理分类法

　　4、形式分类法：A、按文件种类分类B、按载体形态分类C、按形状规格分类

　　四、常用分类方法：分类方法很多，常用的主要有三种：

　　(一)年度分类法(二)组织机构分类法(三)问题分类法

　　五、复式分类法的选择和分类方案的编制

　　(一)年度——组织机构分类法

　　适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。如：1974年办公厅

　　**厅

　　**厅

　　(二)组织机构——年度分类法

　　适用于撤销机关档案。

　　如：办公厅1974年

　　1975年

　　1976年

　　(三)年度——问题分类法

　　多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。如：

　　1980年综合类

　　人事机构类

　　农林水利类

　　(四)问题——年度分类法

　　多适用于撤销机关档案和历史档案。

　　如：综合类1960年

　　1961年

　　1962年

　　立卷

　　立卷工作内容包括：组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装订(或“装盒”)

　　一、立卷的方法——文件六特征立卷法：

　　按作者立卷

　　按时间立卷

　　按问题立卷

　　按地区立卷

　　按文件名称立卷

　　按收发文机关立卷

　　二、案卷标题的拟制及封面编目

　　(一)要求：

　　1、历史观点和政治上的正确性。

　　2、文字简练，表达准确。

　　3、题名基本结构力求完整。

　　题名的基本结构包括文件的责任者(作者)、内容(问题)和名称(文种)三部分。必要时须标明地区、收发文机关和时间。

　　(二)历史档案案卷封面的要求

　　1、机关名称。历史上曾经存在的过的某一个机关，是历史事实的反映，不能随意改动，应保留原来的名称。

　　2、人物职务、称号。不宜改成现代的称呼。

　　3、历法和纪元。在案卷封面的编目中，应以公历和公元为标准。如果文件上使用的是其它历法年号，则在公历和公元年份日期之后用括号注明。

　　4、文种。历史上的文种，如奏、咨、指令、训令等应保留原貌。

　　5、地名。应照原文标写地名，酌情在括号内注明现地名或相当于现在地理范围的地名。

　　6、文件的内容和其他用语。

　　需要说明的是：

　　随着档案工作的发展，计算机技术的发展，立卷工作逐步由手工操作，向计算机辅助立卷发展。电子档案是否要“立卷”，学术界有争议。请参考有关文献。

　　知识点6 保管工作

　　一、保管工作的含义为：

　　1、库房管理

　　2、档案流动过程中的保护

　　3、保护档案的专门措施

　　二、保管工作的任务有：

　　1、防治档案的损坏;包括自然损坏和人为损坏。

　　2、延长档案的寿命;

　　3、维护档案的政治安全，防止泄密。

　　三、基本要求

　　1、以防为主，防治结合

　　2、加强重点，照顾一般

　　3、自力更生，勤俭节约

　　4、立足长远，保证当前

　　四、意义

　　档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。

　　保管工作档案

　　保管的基本物质条件

　　一、档案库房

　　二、档案装具有

　　1、档案箱

　　2、档案架活动式密集架积层密集架(通天架)

　　3、档案柜等

　　三、包装材料有：1、卷皮;2、卷盒

　　第七章检索工作

　　档案检索工作的地位

　　一、检索工作在整个档案工作中的地位

　　1、检索是提供利用的先期工作

　　档案馆(室)为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。

　　2、检索是提高档案馆(室)工作水平的重要手段

　　3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节

　　编制检索工具的要求和排检方法

　　一、基本要求

　　(一)全--信息存储丰富

　　(二)准--检索准确

　　(三)快--迅速

　　(四)便--检索要方便

　　二、应当注意的问题：

　　要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。

　　1、一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。

　　2、强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

　　三、排检方法

　　(一)分类法：

　　以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。

　　现又称责任者把同一个作者形成的文件线索集中在一起。

　　(二)按文号排检法：

　　即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。

　　(三)按字序排检法

　　编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

　　1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。

　　2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。

　　3、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。

　　4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。

　　(四)按地序排检法

　　按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。

　　(五)主题法

　　按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。

　　目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。

　　中国档案分类法

　　1987年出版《中国档案分类法》第一版。

　　1996年出版第二版。

　　《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。

　　中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表(综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等)组成。

　　主表如：

　　CA 323摄影

　　3231新闻

　　3232人像

　　3233建筑

　　……

　　又如：

　　K财政、金融

　　KB金融

　　1金融管理

　　13利率管理

　　1311人民币利率

　　13111差别利率

　　《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。

　　档案著录含义

　　是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。

　　表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。

　　段落符号条目著录格式如下：(见PPT)

　　档案的标引

　　在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。

　　一、标引方式

　　(一)标引工作按照工作方式分为人工标引和机器标引。

　　(二)标引工作按照检索体系区分为分类标引和主题标引。

　　(三)标引工作按提供检索标识的数量分为浅度标引和深度标引。

　　二、档案标引的质量指标

　　(一)标引的网罗度，是指标引工作中确认档案所有主题的程度。

　　(二)标引的专指度，是检索标识表达档案内容的精确度。

　　(三)标引的一致度，即选用表达档案主题内容所需标引词的一致程度。

　　三、档案的主题标引

　　主题标引是对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。

　　两项任务：一是从档案中分析、提取有关某一主题的情报信息;

　　二是将得出的主题概念，按照主题词表标出主题词。

　　(一)档案主题标引的程序

　　1、阅读文件，了解主题。

　　2、主题分析。主要分析主题的类型与结构。

　　类型：单主题和多主题。

　　结构：亦称主题因素。

　　主要有：主体因素、通用因素、位置因素、时间因素、文件类型因素。

　　3、主题概念的提炼。

　　4、主题概念的转换。

　　5、标引记录。

　　6、校对审查。

　　(二)档案主题词的选词标引规则

　　1、标引必须持客观态度

　　2、档案主题标引的核心，是揭示文件或案卷论述的主要事物或问题。

　　3、选定的主题词必须是正式主题词。

　　4、必须使用词表中最专指的主题词标引。

　　5、当词表中找不到最专指的主题词时，刚应选用最直接相关的两个或两个以上的主题词进行组配标引。

　　(三)主题词的组配和组配规则

　　~是指运用主题词的语义关系和逻辑性质，通过不同主题词之间的语法限定或逻辑组合，把两个或更多的主题词组合在一起，来表达档案文件的复杂概念和某一个完整的主题。

　　主要有：

　　1、概念限定组配。

　　2、概念相交组配。

　　四、档案分类标引

　　档案分类标引是将档案进行主题分析，赋予分类号标识的过程。

　　(一)分类标引的程序。

　　1、确定使用何种分类表。

　　2、深入进行主题分析。

　　分析题名;审读正文;查阅文件版头与附加标记;相互商讨。

　　3、确定归属类别。

　　4、给予分类号。

　　5、审查核对。

　　(二)档案分类标引基本规则

　　(1)档案分类标引必须依据《中国档案分类法》及其分类原则，辨清类目的确切含义，不能孤立地理解类目的含义。

　　(2)档案分类标引的内容，必须是档案文件中论述比较具体的，有一定参考利用价值，可以成为检索对象的。

　　(3)档案分类标引必须符合专指性的要求，将档案文件分入最大用途和最切合档案内容的类目，给予准确的分类号。

　　(4)档案分类标引应能为利用者提供必要数量的检索途径。

　　(5)档案分类应保持一致性。

　　(三)档案分类标引的方法：

　　1、一份文件或一个案卷只论述一件事或一个问题时，一般依照其内容性质，赋予分类表中恰当的分类号。

　　2、从不同的方面来论述同一主题的文件，则按分类表中有关分散和集中的要求，归入相应的类目。

　　3、一份文件或一个案卷论述的是两个或两个以上的主题时，必须分析其各主题的相互之间的关系，然后确定给予一个或几个分类号。

　　档案检索工具

　　一、作用

　　档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个方面：1)存储。2)查检。

　　档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。

　　(一)桥梁作用

　　(二)交流作用

　　(三)管理作用

　　上述3个方面的作用是就档案检索工具的整体而言的，某一种检索工具可侧重于其中一个或两个方面。

　　二、档案检索工具的分类

　　档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。

　　1、按编制方式分为

　　目录、索引、指南。

　　2、按载体形式分为

　　书本式检索工具

　　卡片式检索工具

　　缩微检索工具

　　机读式检索工具

　　3、按检索范围分为

　　全宗范围检索工具

　　档案馆范围检索工具

　　专题范围检索工具

　　馆际检索工具

　　4、按功能分

　　馆藏性检索工具

　　查检性检索工具

　　介绍性检索工具

　　三、常见档案检索工具

　　1、案卷目录

　　案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。

　　案卷目录一般采用书本式，其目录表包括：顺序号(案卷号)、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。

　　表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。

　　2、全引目录

　　案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。

　　3、全宗目录

　　全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围，以及用于档案的统计和保管工作。全宗目录适合于档案数量较大，全宗较多的大中型档案馆。

　　4、分类目录

　　分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。

　　5、主题目录

　　主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。

　　6、专题目录

　　专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。

　　7、文号索引

　　文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文、档案对照表。也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。

　　8、人名索引

　　人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。在档案利用中检索人物占有相当的比重，由于在标题中很少反映人名，以所只有编制专门的人名索引才能解决这个问题。

　　9、地名索引

　　地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。以编史修志为目的的利用者往往需要反映某一地区各方面情况的档案材料，地名索引可较好地满足这一类利用需求，从地区角度提供较为全面的档案线索。

　　10、档案馆指南

　　档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。它是档案馆面对社会的一种宣传、报道性工具，借助这种工具，利用者可以较为全面地了解馆藏档案情况及利用档案过程中所需的各种信息。

　　档案馆指南从揭示馆藏的详简程度上可分为简明指南和详细指南，从揭示档案馆的范围上可分为单一档案馆指南。

　　档案馆指南一般应包括6部分内容。

　　.说明或序言

　　.目录

　　.档案馆概况

　　.馆藏档案情况介绍

　　.馆藏资料情况介绍

　　.附录

　　11、全宗指南

　　全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分：

　　A.立档单位和全宗的历史概况

　　在档案利用活动中，对立档单位历史的了解直接关系到对档案内容的理解。因为档案是历史的记录，不了解档案产生单位的性质、职能及机构设置情况，就难以全面认识该机关档案的价值。这一困难尤其发生在后代人利用前代人形成的档案，同代人利用其他机关形成的档案等情况中。对立档单位情况的介绍主要包括单位名称、隶属关系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿革。

　　B.全宗内档案概况

　　主要包括档案的来源、数量、进馆日期、整理、保管、鉴定情况、完整程度、所编制的检索工具等。

　　C.档案的内容与成分

　　一般依原整理体系加以介绍，如果是按组织机构分类的，可按照机构逐一介绍，如果是按问题分类的，可按原划分的类目逐一介绍，这样介绍起来比较方便，而且由于与整理情况相对应，也比较清晰。介绍档案内容时原则上是以案卷为单位，亦可视实际情况灵活掌握，对于若干个问题相近或相同的案卷可合并介绍;对有特色和价值较大的文件可单独介绍。

　　12、专题指南

　　专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。专题指南的基本结构可由以下3部分组成。

　　知识点7 编研工作

　　编研工作是指以馆(室)藏档案资料为主要物质对象，以主动提供或报导档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕着一定的题目范围，对档案文献进行收集、筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化为不同形式的出版物，供社会或有关方面利用。

　　按加工层次划分的二类编研成果：

　　*一次文献编研成果

　　文件汇编：

　　1、发文汇编

　　2、专题文件汇编

　　3、收文汇编

　　*二次文献编研成果

　　参考资料：

　　1、全宗指南

　　2、大事记

　　3、组织沿革

　　4、基础数字汇集

　　5、利用事例

　　*什么是一次文献?

　　一次文献也称为档案文献的原文，是人们实践活动的原始记录，它包括档案原件及其复制品，即凡内容和原件相同的文件、图纸等都可称为一次文献。

　　*一次文献编研成果的概念：是按照一特定的题目，对有关档案材料进行收集，经过筛选、转录、校勘、编排和出版，成为某种档案文件的汇集。

　　*一次文献编研成果特点：向读者提供真实、准确、可靠的档案或文件的原文。

　　*一次文献编研成果的要求：高度忠实于档案或文件的原文原意。

　　*一次文献编研的种类：各种文件汇编(1、发文汇编2、专题文件汇编3、收文汇编)、选编、文集、图册等。

　　*什么是二次文献?

　　二次文献不是档案文献的原文，是对分散的、原始的档案信息进行浓缩或提炼后形成的文献。

　　*二次文献编研成果的概念：是根据一定题目的需要，采撷、浓缩或提炼档案所载的内容，用新的体例、编者自己的语言编写而成的编研成果。

　　*二次文献编研成果的特点：向读者提供的不是档案原文或原文的复制品，而是以档案内容为依据，将档案原文中部分信息进行重新组合的材料。

　　档案编研工作概论

　　一、编研工作的内容

　　1、档案史料和现行机关文件汇编

　　2、编写档案参考资料

　　3、参与编史修志

　　二、编研工作的意义

　　档案馆(室)编研工作对整个档案工作具有重要的意义。

　　1、积极提供利用服务的有效方式

　　2、提高工作水平的重要途径

　　3、有利用档案原件的保管和流传

　　三、特点

　　1、研究性

　　档案编研工作中“编”与“研”不是两个各自独立的概念，而是互相统一的，即编中有研，研中有编。

　　2、思想性

　　档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性。

　　3、政策性

　　档案编成果通常要在一定范围内公开使用，从而涉及到许多政策和法律方面的问题需要认真注意。

　　档案参考资料

　　一、大事记

　　1、种类

　　A、机关工作大事记

　　如：《中共北京市委大事记》《北京第一机床厂大事记》

　　B、国家和地区大事记

　　如：《中华人民共和国大事记》《解放后西藏大事记》《美国两百年大事记》《永福县大事记》

　　C、专题大事记

　　如：《大革命时期统一战线大事记》《中华人民共和国教育大事记》

　　D、个人生平大事记也称为年谱《钦州县自然灾害史料》

　　如：《孙中山年谱》《李大钊年谱》《张太雷年谱》《郭沫若年谱》

　　大事记的名称较灵活，有的称：大事年表、大事纪要、大事辑要、纪年、月表、日志等。

　　2、编制

　　由两部分组成:大事时间和大事记述。一般按时间顺序排列，大事突出、要事不漏，小事、琐事不取。二、组织沿革

　　1、种类

　　A、机关组织沿革如：《辽宁省人民政府组织沿革》

　　B、地区组织沿革如：《内江地区直属机关机构演变》《钦州县历史沿革》

　　C、专业系统组织沿革如：《中国人民解放军组织沿革和各级领导成员名录》

　　2、内容

　　A、机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况;

　　B、机关的性质、任务、职权范围、隶属关系;

　　C、机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况;

　　D、机关领导人的任免情况;

　　E、机关名称的变更、印信的启用与作废、机关办公地点的迁移等。

　　3、体例

　　A、编年法即按年度记述某一机关(地区、专业系统)的组织机构。

　　B、系列法即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。

　　C、阶段法即根据机关(地区、专业系统)发展变化的特点划分为若干个历史阶段。

　　三、专题概要

　　是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。《广西壮族自治区历届党代会简介》《**大学获奖科研成果简介》《嫩江县中小学教育概要》《吉林省克山病概况》

　　四、会议简介

　　1、会议简介是简要叙述会议过程和基本情况的参考资料。

　　2、内容

　　A、会议名称及届次。如《广西壮族自治区历届党代会简介》《中国共产党东兰县历届代表大会简介》。

　　B、会议的时间、地点及主持人。

　　C、会议参加人员。

　　D、会议的主要议程及内容。

　　五、统计数字汇集又称“基础数字汇集”如：《**县基础数字汇编》《舒兰县农业基础数字汇集》《莱芜县牲畜和家禽变化情况汇集》

　　知识点8 文件汇编

　　一、种类

　　(一)发文汇编——是将某单位发制的文件按字号或时间顺序排列汇编成册。

　　例：《广州市食品公司文件汇编》

　　(1997市食党1-50号)

　　市食党字[97]1号

　　2号

　　3号

　　注意：不同发文字号的文件应分别编制汇编。

　　(二)专题文件汇编——是将反映某一专题的文件汇编成册。

　　例:《房改工作文件汇编》、《XX学校管理制度汇编》、《计划生育文件汇编》、《公司合同汇编》、《招生工作文件汇编》、《人事工作文件汇编》

　　(三)收文汇编——是将上级机关的普发性文件按一定的顺序汇编成册。

　　例：《市教育局文件汇编》(1996-1999)

　　二、汇编目录及编号

　　1、汇编目录——文书档案卷内目录

　　2、目录夹

　　3、编号

　　全宗号

　　目录号

　　案卷号

　　1

　　件号

　　1

　　1

　　顺序号

　　责任者

　　文号

　　日期

　　题名

　　页号

　　1

　　市档案学会

　　穗档学字[98]1号

　　4.23

　　广州市档案学会五届二次理事会议纪要

　　2

　　2号

　　9.4

　　关于第四次广州市档案理论与实践研究成果评奖活动的通知

　　3

　　名称

　　广州食品企业集团有限公司

　　穗食党

　　2002

　　1—50号

　　类别

　　发文汇编

　　编号

　　25

　　编者

　　综合档案室

　　编制日期

　　2002.7

　　名称

　　市食品集团

　　穗食党

　　2002

　　1—50

　　类别：发文汇编

　　编号：25

　　参考资料

　　概念：是按照一定的题目，对有关档案材料的内容进行研究、综合、加工而成的，可供利用者直接阅读使用的一种档案编研材料。

　　全宗介绍

　　一、概念:是以某一全宗为对象范围，以文章叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分价值情况进行报导的一种参考资料。

　　二、编写必要性

　　1、编制全宗指南是档案馆(室)的一项基础业务建设;

　　2、编制全宗指南为利用者提供基本的查找线索;

　　3、编制全宗指南为编写档案馆指南积累资料。

　　三、结构

　　1、封面：全宗指南名称、全宗档案起止时间、全宗号、编制者、编制时间

　　例：广州市技术监督局全宗指南(1984-1998)全宗号：175

　　综合档案室编

　　一九九八年六月十八日

　　2、正文：

　　A、立档单位历史沿革简介：

　　a、全宗构成者名称

　　b、时间

　　c、隶属关系

　　d、领导人名录：党组织领导名录;行政领导名录

　　c、内部组织机构的设置及职能

　　f、其它

　　B、档案情况简介：

　　*数量

　　*保管期限

　　*完整程度—归档率95%

　　*档案价值

　　例：全宗内档案记录了本单位在各个历史时期党务、政务及其它活动的主要情况，

　　较全面地反映了本局履行工作职能的概况，政利用价值较高。

　　*鉴定情况

　　*检索工具的编制情况

　　*档案利用情况

　　C、档案内容与成分介绍：以文章叙述形式，按全宗内档案的实际分类体系介绍。

　　例：(一)文书档案

　　本全宗共有文书档案--------卷，其中永久--------卷，长期---------卷，短期---------卷。按年代—问题(或年代—机构)组卷，主要内容有：

　　(二)基建档案

　　本全宗共有基建档案-------卷，全部永久保管，分基建项目和房屋产权两类。主要内容有：

　　(三)设备档案

　　本全宗共有设备档案------卷，分办公设备和交通设备两大类，全部短期保存。

　　(四)会计档案

　　本全宗共有会计档案--------卷，其中永久-------卷，定期--------卷，分会计报表、账簿、凭证、工资四大类。

　　(五)声像档案

　　本全宗共有声像档案-------卷，分照片、录音、录像、光盘四大类，其中底片------张;照片------张;录音带-------盒;录像带-------盒;光盘------并;主要内容有：单位建设面貌、人物、会议、参观视察、业务活动、文娱活动、荣誉等七大类。

　　(六)人员档案

　　本全宗共有人员档案-------卷，分已故人员、非在职人员两类，长期保管。

　　D、其它

　　a、所采用的材料全部来源于本档案室库存档案;

　　b、合并单位档案保存情况;

　　c、隶属关系变化使档案保存发生变化。

　　大事记

　　一、概念：是一种以时为经、以事为纬，简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。

　　二、特点：

　　*必须严格地按照时间顺序记载有关历史事实。

　　*使用编年记事体。编年记事体是一事一记，逐年、逐月、逐日以时间发生的时间先后为序记述，一日数事，则分条记述。

　　三、结构：

　　1、题名。包括总标题，记述事件的起止时间，编者。

　　例如：《XX市文化局大事记》

　　X年X月-X年X月

　　XX市文化局档案室编

　　2、目录。

　　3、正文。大事记的主体部分，主要由大事时间和大事条目组成。其编写要求详后。

　　4、辅文：图表、注释、讲话稿等

　　四、大事记正文的记述方法

　　1、大事时间：

　　(1)时间应标示准确、具体：对每件大事必须写明年、月、日，有的甚至要准确到时、分、秒。

　　(2)按照时间顺序记载有关历史事实。

　　*持续两天以上的事件，以起始日作为编排的标准;

　　*大事记内容只反映一个年度的，要按月、日的自然顺序编排事件;

　　*反映若干年的，可每个年度分别记述，每年度设一个小标题，注明起止月，

　　*如果重要事件没有时间或时间不够准确，应先考证准确后，再按顺序编排;如果无法考证的，可作如下处理，年代不详者，排于本阶段之末;月份不详者，排于本年之末;日不详者，排于本月之末。

　　2、大事条目—指大事记中编者对入选史实所作的记载和叙述，在形式上对每一件史实的记述都分别表现为一个个自然段。

　　(1)编写原则—“一条一事”

　　注意：如果在同一时间下需要记述的事情不止一件，每一件都应单独编写一个条目，通常另起一段，也可在前面标上相应的符号以示区别。

　　例：广州市档案工作纪事

　　(4~6月)

　　四月

　　17日

　　*市规划局省一级档案综合管理达标评审会……

　　*香港历史档案处朱福强等4人到市档案馆参观…..

　　*佛山市……..

　　20日

　　(2)编写方法

　　*按时间顺序编排。

　　例：年|月|日|

　　条目

　　六、选事原则与范围

　　选事——是指选择确定应予入记之事。

　　1、原则：大事要事必载，小事琐事不取。

　　2、范围

　　组织沿革

　　一、概念：是以文字或图表形式，系统记述和反映某一独立机关(包括党政机关和各种团体、企事业单位)或某一地区、某一系统各级各类机关自身发展演变的参考资料。

　　二、体例

　　1、编年法——以年度为单位，以年度先后为顺序，逐年编写机关自身各方面情况的一种方法。

　　年度

　　内部机构设置

　　人员编制

　　主要负责人

　　机关领导人

　　1988

　　办公室

　　人事处

　　财务处

　　1989

　　办公室

　　人事处

　　财务处

　　技术处

　　2、阶段法

　　例：XX局组织沿革(1988—1997)

　　一、局隶属关系、性质任务和职权范围(1988—1997)

　　(一)单位名称

　　(二)成立时间

　　(三)隶属关系

　　(四)主要职能

　　二、机构设置及领导任免职情况

　　(一)一九八八年机构设置及领导任免职情况

　　1、局领导(包括党和行政)任免职情况

　　2、局机关部门、处室及负责人

　　(1)内部一级机构的名称、职能

　　(2)负责人(正、副职)的姓名、职务各任职时间

　　(二)一九八九年机构设置及领导任免职情况(同一九八八年(格式)

　　五、基本结构

　　(1)总题名：标题、起止时间、编者

　　例：《XX局组织沿革》(19XX——19XX)

　　XX局综合档案室编

　　(2)序言

　　(3)目录

　　(4)正文

　　(5)附录

　　基础数字汇集

　　一、概念：以数字语言反映某一单位或某一地区、某一系统的某一方面情况或若干方面基本情况的一种参考资料。

　　二、整体结构

　　1、总标题：单位、内容、名称、时间

　　例：《XX中学历年招生情况统计》(1990—1999)

　　2、编制说明

　　3、正文

　　三、正文要素与形式

　　1、要素：数列是构成统计数字汇集正文的基本要素。

　　一个数列包含四个方面的内容：

　　统计对象

　　时间与空间范围

　　统计数值

　　统计指标

　　例：华北电力系统建成投产机组台数统计：

　　“五一期间，京津塘2台，河北3台，山西6台……

　　注意：每一个数列可以根据需要选择不同的时间范围或空间范围，以便加以比较，但它所反映的统计对象却只能始终是一个，而不能前后游移。

　　2、形式：文字叙述式

　　图表式

　　图表与文字相结合形式

　　四、统计图表的绘制

　　(1)图示：直方图、折线图、圆饼图

　　(2)表格：时间数列表、空间数列表、时空数列表

　　五、编写要求

　　(1)准确

　　(2)全面性和系统性

　　(3)规范

　　利用效果事例

　　一、概念

　　将实际工作中利用档案的典型实例按照一定的体例加工提炼而成的一种参考资料。

　　利用档案、资料情况反馈登记表

　　年月日编号：

　　部门

　　姓名

　　职务

　　电话

　　档案门类

　　卷数

　　利用目的及效果

　　说明

　　1、利用者查阅档案结束时，请填写此表。

　　2、利用档案目的，解决了那些问题，取得的经济效益或社会效益填在利用目的及效果栏。

　　二、编写档案利用事例的意义

　　(一)显示档案的价值

　　(二)宣传档案工作

　　(三)交流档案利用经验

　　(四)拓宽档案利用途径

　　三、编写要求：

　　1、典型性

　　2、真实性

　　3、科学性

　　4、明确性

　　四、基本内容

　　1、标题;

　　2、利用档案的单位或利用者姓名、职务(职称)等;

　　3、利用档案的时间(或地点)

　　4、利用档案的目的或动因;

　　5、利用档案的内容、成分、数量、人次;

　　6、利用档案解决的具体问题;

　　7、该实例的提供者

　　利用档案事例1：

　　用档案省时省钱

　　1993年5月，广州XX局属下XX港务公司根据生产需要，委托某船厂建造一艘汽车渡轮，预计设计费11万元，后由于档案科提供了1988年设计的同类船舶的原始材料作为母型图纸，为此，只付了修改设计费，不仅节省了重新设计费，还省去了重新设计的时间。

　　广州市XX局XX港务公司提供

　　利用档案事例2：

　　〔标题〕老成果焕发新活力，凭档案矗起顶梁柱

　　〔正文〕广州何济公制药三多年前已研制出“必消痰胶囊”但一直没有投产。1991年，该厂根据市场需要，决定从以往的科研成果中筛选研制出新产品投放市场。档案室及时提供了“必消痰胶囊”的有关生产配方和生产工艺档案，经研究改进，顺利推出适时新品种---复方必消痰胶囊，深受患者欢迎。自1991年投产至1993年共创利润533万多元，成为该厂支柱产品之一。